Privacy & bejegening

In dit privacy beleid willen wij u heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens en u informeren over uw rechten en onze plichten die gelden op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst (WGBO).

De AVG is de nieuwe wet ter bescherming van privacy en persoonsgegevens. Op grond van deze wet heeft een organisatie die met persoonsgegevens werkt bepaalde plichten en heeft degene van wie de gegevens zijn bepaalde rechten. Naast deze algemene wet gelden specifieke regels voor de privacy in de gezondheidszorg. Deze regels staan onder andere vermeld in de Wgbo. Tot slot is de Wet gebruik burgerservicenummer in de zorg (WBsn-z) van kracht met als doel het tegengaan van zorgpasfraude en dossierverwisseling.

Wolbert Fysio, gevestigd aan de Vijverlaan 3, 5404KH te Uden, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacy beleid.

Persoonsgegevens die wij verwerken (plicht van de praktijk)

Wolbert Fysio verwerkt uw persoonsgegevens omdat u gebruikt maakt/wenst te maken van onze diensten. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

Voor- en achternaam, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat, adresgegevens, woonplaats, land, titels, documentnummer op legitimatiebewijs, Burgerservicenummer (BSN), telefoonnummer, e-mailadres.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken (plicht van de praktijk)

Wolbert Fysio verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u: Medische voorgeschiedenis, eventuele medicatie en hulpmiddelen, klachten waarmee u komt, verloop van de klachten, behandelgegevens, huisarts, verwijzer, zorgverzekeraar en polis, financiële gegevens ivm declaraties.

Met welk doel en op basis van welke grondslag verwerken wij persoonsgegevens?

Wolbert Fysio verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Ondersteunen en in standhouden van een goede (para)medische en farmaceutische zorg- en hulpverlening;
Voeren van doelmatig beheer en beleid in de organisatie, waaronder kwaliteitsbewaking van de zorg;
Ondersteunen van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting (met uw toestemming);
Financiële afhandeling van de geboden zorg met de cliënt dan wel diens zorgverzekeraar waaronder het aanmaken, registreren en bewerken van gespecificeerde declaraties;
Om contact op te nemen als dat nodig is (bijvoorbeeld voor het verzetten van een afspraak);
Om contact op te nemen met de (huis)arts en/of verwijzer indien dit voor de behandeling nodig is;
Voor de diverse gegevensbestanden zijn binnen Wolbert Fysio toegangsbevoegdheden vastgelegd. Zo heeft bijvoorbeeld een fysiotherapeut geen inzage in de financiële gegevens van de praktijk. Een medewerker (financiële) administratie/office manager heeft wel toegang tot de cliëntendossiers. Zij zal hier alleen gebruik van maken indien haar werkzaamheden en verantwoordelijkheid haar hiertoe noodzaken. Onze verwerking van persoonsgegevens zijn gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

Hoe verkrijgen wij deze gegevens?

In principe verkrijgen wij deze gegevens rechtstreeks van u wanneer u zich aanmeldt bij onze praktijk. Daarnaast kunnen wij (een deel van) uw gegevens verkrijgen wanneer u het contactformulier invult op onze website. Het is ook mogelijk dat wij een verwijzing of brief van uw (huis)arts ontvangen met daarin uw gegevens.

Bij het aanleggen van uw dossier, wordt een deel van deze gegevens geverifieerd/aangevuld via officiële, betrouwbare bronnen zoals Vecozo (voor het controleren van uw zorgverzekering en polisnummer) en Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) (voor het controleren van uw persoonsgegevens zoals BSN, naam, adres en woonplaats).

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Wolbert Fysio bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij zijn wettelijk verplicht om uw gegevens 15 jaar na het laatste contact te bewaren.

Aan wie verstrekken wij deze gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend in het kader van onze dienstverlening en de verplichtingen die daaruit voortvloeien.

Onze medewerkers hebben de verplichting vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Dit houdt in dat de zorgverlener voor verstrekking van uw persoonsgegevens uw uitdrukkelijke toestemming nodig heeft. Op deze regel bestaan echter enkele uitzonderingen. Deze partijen vallen onder Nederlandse wet- en regelgeving en zijn ook verplicht om te voldoen aan de AVG (en zijn dus nooit partijen buiten de EU).

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

Uw (huis)arts: Dit is nodig om uw zorgverlening zo optimaal mogelijk te laten zijn. Indien u bezwaar heeft tegen het doorsturen van uw gegevens kunt u dit bij uw fysiotherapeut melden.
Uw zorgverzekeraar: Dit is nodig om de door u gemaakte zorgkosten bij uw zorgverzekeraar te kunnen declareren.
Andere instanties zoals bijvoorbeeld arbodiensten, verzekeringsmaatschappijen, letselschadeadvocaten etc.
Medicas B.V. Incassobureau: Dit wordt gedaan als na herhaald verzoek de rekening niet is voldaan. Hierbij worden naam, adres, woonplaats en geslacht doorgegeven.
Wij verstrekken uw gegevens alleen aan andere instanties na uw schriftelijke toestemming. Deze toestemming wordt opgenomen in uw dossier.

Dit kunnen bijvoorbeeld zijn:

Onderzoeksinstituten: Dit wordt gedaan ivm kwaliteits- en tevredenheidsonderzoeken (beide mede op vraag van de zorgverzekeraars). Indien u bezwaar heeft tegen het doorsturen van uw gegevens dan kunt u dit bij uw fysiotherapeut melden.
Qualiview: Het klantbeoordelingssysteem wat u een kwaliteitsvragenlijst kan sturen ter beoordeling van de klanttevredenheid (alleen uw naam en emailadres).
Landelijke Database Keurmerk (LDK): Hierbij worden uw gegevens geanonimiseerd en samen met de gegevens van patiënten over heel Nederland vergeleken.
FysioTopics: Hierbij worden uw gegevens geanonimiseerd en samen met de gegevens van patiënten van andere FysioTopics praktijken vergeleken.

Externe partijen waar wij ook mee samenwerken:

Physitrack: Voor het eventueel versturen van huiswerkoefeningen via een app.
Zormail: Voor het veilig versturen van verwijzingen en behandeling verslagen, onderling tussen zorgverleners.

Met genoemde partijen hebben wij een verwerkingsovereenkomst en worden uw gegevens met vertrouwen (en zo mogelijk anoniem) behandeld.

Uw rechten

Als cliënt van onze praktijk heeft u de volgende rechten:

Welke persoonsgegevens van u verwerkt worden.
Inzage en afschrift van die gegevens (voor zover de privacy van een ander daardoor niet wordt geschaad).
Correctie, aanvulling of verwijdering van gegevens indien dat nodig mocht zijn.
Te vragen om (gedeeltelijke) vernietiging van uw medische gegevens. Hieraan kan alleen tegemoet gekomen worden indien het bewaren van de gegevens voor een ander niet van aanmerkelijk belang is en de gegevens op grond van een wettelijke regeling niet bewaard moeten blijven.
U heeft het recht op dataportibiliteit. Op uw verzoek moet Wolbert Fysio uw persoonsgegevens verstrekken in een vorm die het makkelijk maakt om uw gegevens te hergebruiken en door te geven aan een ander organisatie. Dit recht is van toepassing op een deel van de gegevens van uw medisch dossier; de persoonsgegevens die u zelf actief en bewust heeft verstrekt en de gegevens die u indirect heeft verstrekt door het gebruik van een meetinstrument, vragenlijst of die voortkomen uit observatie.
Het toevoegen van een eigen verklaring (van medische aard) aan uw dossier.
U te verzetten tegen bepaalde gevallen van de verwerking van uw gegevens.
Als u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u dit mondeling of schriftelijk kenbaar maken. Uw belangen kunnen ook behartigd worden door een vertegenwoordiger (zoals een schriftelijk gemachtigde, of uw curator of mentor). Wij reageren uiterlijk binnen een maand op uw verzoek.

De veiligheid van uw gegevens

Wolbert Fysio neemt de bescherming van uw gegevens uiterst serieus en heeft passende maatregelen genomen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging te voorkomen. Wij slaan uw gegevens veilig op in een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). Wij gebruiken hiervoor de webapplicatie van SpotOnMedics. Deze leverancier is gecertificeerd volgens internationale normen op het gebied van informatiebeveiliging (ISO 27001 en NEN7512).

Eventuele papieren (denk hierbij aan verwijzingen) worden in een afgesloten ruimte in onze praktijk bewaard, dan wel beschermt tegen ongewenst inzien door onbevoegden. Alle medewerkers binnen Wolbert Fysio hebben zicht verplicht vertrouwelijk om te gaan met uw persoonsgegevens en hebben allemaal een geheimhoudingsverklaring ondertekend.

Wij hebben ook een meldplicht t.a.v datalekken. Als er een incident heeft plaatsgevonden waarbij uw gegevens mogelijk in handen zijn gekomen van onbevoegde personen, dan zijn wij verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en stellen wij de betrokkenen (u) daarvan op de hoogte.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via telefoonnummer 0413-264879 of via info@wolbert-fysio.nl. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming. Bereikbaar onder nummer 088-1805250 of via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Cookies

Met behulp van cookies verzamelen wij informatie over het gebruik van de diensten van Wolbert Fysio. Cookies is informatie die op uw computer automatisch worden opgeslagen. Zo kunnen wij u herkennen bij een volgende bezoek op onze website. Cookies worden niet gebruikt om de persoon te herkennen; ze identificeren alleen computers. Echter kunnen ze daarbij wel persoonsgebonden informatie bevatten. Door het gebruik van cookies kunnen wij verbeteringen en aanpassingen doorvoeren ten wensen van de bezoekers. Ten alle tijdens is het mogelijk om de acceptatie van cookies op uw computer uit te schakelen. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de plaatsing van cookies door derden.

Google Analytics

Deze website maakt gebruik van Google Analytics, een door Google Inc. aangeboden webanalyse-service. Analytics maakt gebruik van cookies om het gebruik van de website te analyseren. De door cookie gegenereerde informatie in combinatie met uw IP-adres wordt overgebracht naar en door Google en opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. Zo wordt door Google bijgehouden hoe de website wordt gebruikt. Daarbij rapporteren zij over de website-activiteit voor website-exploitanten en andere diensten die worden aangeboden met betrekking tot website-activiteit en internetgebruik. Google is gemachtigd deze informatie aan derden door te geven indien Google hiertoe wettelijk verplicht wordt, of voor zover deze derden deze informatie namens Google verwerken. Hierbij zal Google uw IP-adres niet combineren met andere gegevens waarover Google beschikt. U heeft altijd te mogelijkheid om cookies te weigeren in uw browser. Indien u hiervoor kiest kan het zijn dat u niet alle mogelijkheden van deze website kunt gebruiken. Door toestemming te geven voor deze website, wordt de informatie verwerkt door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hier omschreven.

Privacy beleid andere websites

Op www.wolbert-fysio.nl zijn links opgenomen naar andere websites. Hierbij is Wolbert Fysio niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van deze websites. U kunt wellicht meer informatie daarover vinden op de betreffende websites. Vragen omtrent het privacy beleid? Indien u nog vragen heeft omtrent het privacy beleid kunt u altijd contact op nemen met Wolbert Fysio. Zie hiervoor de onderstaande contactgegevens. Contactgegevens: Wolbert Fysio Vijverlaan 3 5404KH Uden 0413-264879 info@wolbert-fysio.nl www.wolbert-fysio.nl Functionaris Gegevensbescherming van Wolbert Fysio: Bas Wolbert, praktijkhouder Wanneer u uw gegevens niet wilt delen met onze praktijk, mogen wij helaas niet overgaan tot het behandelen van uw klachten.

Privacyverklaring

Beste heer/mevrouw,

Het team van Wolbert Fysio, Vijverlaan 3, 5404 KH te Uden, hecht veel waarde aan uw privacy. Via deze verklaring wijzen wij u op uw rechten en de wijze waarop wij omgaan met uw gegevens.

Als fysiotherapiepraktijk zijn wij genoodzaakt om gegevens van u te verwerken voor de juiste behandeling en om te voldoen aan de eisen van de zorgverzekeraars. Wij vragen daarom om uw persoonsgegevens (naam, geboortedatum, adres, BSN, documentnummer op legitimatiebewijs, emailadres, telefoonnummer) om u te kunnen identificeren en contact met u op te kunnen nemen. Daarnaast vragen wij ook om uw medische gegevens (Huisarts, zorgverzekeraar en polis, uw medische voorgeschiedenis, eventuele medicatie, de klachten waarmee u nu naar de fysiotherapeut komt, het verloop van deze klachten en de uitslagen van eventuele fysiotherapeutische testen). Deze gegevens gebruiken wij voor het stellen van de juiste fysiotherapeutische diagnose en voor het inzetten van de juiste behandeling. Er kan hierover overleg plaatsvinden met uw huisarts/specialist/verwijzer/een andere collega. U heeft recht op inzage, rectificatie, overdraagbaarheid en vernietiging (tot het wettelijk minimum) van deze gegevens.

De gegevens die wij verwerken hebben wij ontvangen via uzelf, uw zorgverzekeraar, uw huisarts/specialist/verwijzer en eventueel een werkgever/arbodienst/ UWV/ schadeverzekeraar/intermediair. Voor deze gegevens hebben wij een wettelijk verplichte bewaartermijn van 15 jaar, hierna worden deze gegevens vernietigd.

Voor de juiste verwerking van uw gegevens werken wij samen met externe partijen, namelijk:

Uw zorgverzekeraar: uw zorgverzekeraar kan bepaalde (behandel)gegevens opvragen;
Health Care Auditing (HCA): Onze kwaliteit wordt getoetst door middel van audits vanuit het HCA en interne audits door collega fysiotherapeuten binnen onze praktijk;
Intramed en FysioRoadmap: Het Elektronisch Patiëntendossier dat wij gebruiken voor het verwerken van uw gegevens;
Physitrack: Voor het eventueel versturen van huiswerkoefeningen via een app;
Landelijke Database Fysiotherapie en Landelijke Database Keurmerk: Hierbij worden uw gegevens geanonimiseerd en samen met de gegevens van patiënten over heel Nederland vergeleken;
Zorgmail en Zorgdomein: Voor het veilig versturen van verwijzingen en behandeling verslagen, onderling tussen zorgverleners.
Ter verbetering van de zorg doen wij soms mee met een pilot waarin gekeken wordt naar een specifiek onderdeel van uw geanonimiseerde gegevens.

Met genoemde partijen hebben wij een verwerkingsovereenkomst, en worden uw gegevens met vertrouwen (en zo mogelijk anoniem) behandeld.

Wanneer u een klacht heeft over het gebruik van uw gegevens dan kunt u altijd contact met ons opnemen. Bas Wolbert is hiervoor onze contactpersoon. Komen we er samen niet uit? Dan heeft u het recht om een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer u uw gegevens niet wilt delen, mogen wij helaas niet overgaan tot het behandelen van uw klachten.

Bejegening

Voor de omgang met en het behandelen van de cliënt zijn er ook een aantal richtlijnen opgesteld die door de praktijk worden gehanteerd. De officiële richtlijnen zijn op de praktijk beschikbaar.

De werkwijze voor de behandeling van de cliënt wordt tijdens de behandeling uitgelegd. Hierbij zal worden aangegeven welke handelingen er verricht gaan worden. Als er bezwaren bestaan tegen de handelingen dient de cliënt dit onmiddellijk aan te geven.
Indien er door bijv. geloofsovertuiging tegen bepaalde handelingen en/of vormen van behandelingen bezwaar bestaat dient de cliënt dit bij de eerste afspraak kenbaar te maken zodat de behandelende fysiotherapeut kan oordelen of de cliënt behandeld kan worden.
Als een cliënt er bezwaar tegen heeft om door een fysiotherapeut van een andere sekse behandeld te worden dient dit vóór het eerste consult aangegeven te worden.
De behandeling geschiedt over het algemeen in een afgescheiden ruimte waarin alleen de fysiotherapeut en cliënt aanwezig zijn. Alleen bij groepstherapie zullen meerdere mensen in dezelfde ruimte aanwezig zijn.
Als er derden (bijv. een stagiaire) bij de behandeling aanwezig zijn, zal vooraf toestemming aan de cliënt gevraagd worden.
De fysiotherapeut, en eventuele begeleiders, dienen zich tegenover de cliënt respectvol te gedragen en informaliteit, die niet gewenst is, achterwege te laten.
Persoonlijke privacy wordt gerespecteerd. Cliënten kunnen zich, wanneer zij daar prijs op stellen, afgezonderd uit- en aankleden.
Als er situaties ontstaan die niet gewenst zijn zal in overleg met cliënt en fysiotherapeut een andere fysiotherapeut ingezet of de behandeling beëindigd worden.
Besproken onderwerpen met de cliënt blijven vertrouwelijk en zullen niet met derden besproken worden.
Indien u van mening bent dat de praktijk niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat kunt u dit, via de geldende klachtenregeling binnen de praktijk, kenbaar maken.